不動産会社のマイナンバー管理体制構築のポイント

マイナンバー活用概要

-2017年から本格稼働!不動産会社のマイナンバー対策(2)-

これだけやっておけば大丈夫!不動産会社のマイナンバー管理体制構築のポイント

1.マイナンバー管理体制の全体像を確認する

構築すべき各「安全管理措置」を把握する

構築すべき各「安全管理措置」を把握する

不動産会社に求められるマイナンバー管理体制、そのポイントになるのが各「安全管理措置」です。安全管理措置は、(1)組織的安全管理措置、(2)人的安全管理措置、(3)物理的安全管理措置、(4)技術的安全管理措置の4つとなります。

【安全管理措置の種類と内容】

●「組織的安全管理措置」
担当者を明確にして、担当者以外が特定個人情報等を取り扱うことが無いような仕組みを構築すること
●「人的安全管理措置」
社員の監督・教育をすること
●「物理的安全管理措置」
マイナンバーの漏えい・盗難等を防ぐ措置で、担当者以外が特定個人情報等を取り扱うことができないような工夫を行うこと
●「技術的安全管理措置」
担当者を限定するためのアクセス制御を行うことや、ウイルス対策ソフトウェア等を導入し、最新の状態にアップデートしておくこと

2.マイナンバーを取り扱う人を決める<組織的安全管理措置>

「個人番号事務取扱担当者」と「個人番号取扱責任者」を決める

一般的に所得税・住民税・雇用保険や健康保険、厚生年金の資料を閲覧する可能性のある人が「個人番号事務取扱担当者」となります。また、個人番号事務取扱担当者のうち1名を「個人番号取扱責任者」として選任します。こちらは、一般的には管理部門のトップがなりますが、小規模の会社(数名程度)の場合は代表者が個人番号取扱責任者になるケースもあります。

3.社内でマイナンバー管理に対する周知啓もうを行う<人的安全管理措置>

「研修」と「ルール」で全社としてマイナンバー管理に対する意識を高める

会社として、マイナンバーを適正に管理していくためには、全体のマイナンバー管理に対する知識と意識の向上が求められます。なお、これには下記のような取り組みを行うようにします。

【人的安全管理措置の内容例】

  • マイナンバーの取り扱いに関する社内セミナー・勉強会
  • 社内掲示物の制作
  • 違反した際の処分内容の策定

4.マイナンバーを持ち出せない環境づくりを行う<物理的安全管理措>

マイナンバー管理の環境をつくると共に人の動き方を決める

マイナンバー取扱い区域の管理や機器または電子媒体等の盗難防止、電子媒体等を持ち出すときの対応などといった「物理的にマイナンバーを守れる仕組み」をつくります。

【物理的安全管理措の内容例】

  • 鍵付きのキャビネットを用意する
  • マイナンバーを管理している部屋の入退出管理を行う
  • マイナンバーを管理しているPC取り扱いのルールを定める
  • 使用し終わったマイナンバーの廃棄のルールを定める

5.マイナンバーデータを守るIT環境づくり<技術的安全管理措>

データでマイナンバーを管理する場合の情報漏えい対策

PCへのアクセス制御やアクセス者識別、外部からの不正アクセス防止等、「主にITの観点から、マイナンバーを守れる仕組み」をつくります。

【技術安全管理措置の内容例】

  • PCのID、パスワードの設定
  • ウイルス対策
  • 保管データの暗号化

6.<実務事例>中小規模の不動産会社のマイナンバー管理体制

【中小規模不動産の特徴とマイナンバー管理の課題】

●社員は5~20名程度
マイナンバー管理担当者は1~2名程が多いため、煩雑な管理方法は適していない
●契約書など、書類が多い
ただでさえ重要な書類が多く、これらと混ざらないように管理しなければならない
●事務所と店舗が一体になっていることが多い
スペースが限られており、マイナンバー管理スペースを広く確保できない
●アルバイトや顧客など、社員以外の出入りが多い
マイナンバーを持ち出せない仕組みが必要
●不動産取引における支払調書の制作のため、顧客のマイナンバーも管理する必要がある
不動産オーナー等からマイナンバーを提供してもらわなければならないが、全ての人が問題なく提供してくれるとは限らない

ここでは、上記課題を解決するマイナンバー管理体制の例として、ドキュメントスキャナーとPCセキュリティソフトでマイナンバーを管理する『マイナンバーソリューションパッケージ』を活用したマイナンバー管理方法を紹介します。

【モデルケース:不動産会社A社】

  • 正社員数:10名
  • アルバイト:3名
  • 人事・総務・経理関連業務担当:1名
  • 主な業務内容:不動産売買・仲介・賃貸・運用・管理

社員数も多くなく、人事・総務・経理関連業務については社員一人がメインで担当しているという状況。社員はもちろん、支払調書の制作のため顧客のマイナンバーも管理しなければならなくなった。ここでマイナンバー制度への対応の必要性が生じたが、店舗スペースに大部分を割いており、事務所スペースはあまり広くはない。したがって、マイナンバー管理に関して、スペースを確保することができないため、PC上で管理をしたい。しかし、やはりアルバイト社員など非正規の雇用もあり、どうしてもマイナンバーデータなどの情報が内部から漏えいしてしまうことも心配である。

マイナンバーソリューションパッケージ

『マイナンバーソリューションパッケージ』のポイント(1):
PC一台で、手間をかけずに省スペースなマイナンバー管理が可能

スペースの限られる不動産会社内でもマイナンバー管理が手軽に始められる

PC一台でマイナンバー管理が可能

『マイナンバーソリューションパッケージ』では、PC1台でマイナンバー等の機密データを管理できるため、スペースいらずであり、またソフトのダウンロードとドキュメントスキャナーを準備するだけなので、コストと手間をあまりかけず、マイナンバー管理体制を構築することができます。

『マイナンバーソリューションパッケージ』のポイント(2):
マイナンバー管理担当者が、自在にPCの利用を制御できる

人の出入りが多い不動産会社でも、マイナンバーの持ち出しを厳密に防ぐことができる

マイナンバー管理担当者がPCの利用を制御できる

社内でマイナンバーを主として取り扱う「個人番号事務取扱担当者」や「個人番号取扱責任者」が、自由に対象PC(マイナンバーソリューションパッケージのインストールされたPC)の利用者を制限することができます。また、USB メモリ、SD カード、CD/DVD、MTP/PTP 接続デバイスなど、デバイスの利用を制御し、重要情報の持出しや、漏えい行為を防止します。

『マイナンバーソリューションパッケージ』のポイント(3):
PCを誰が、いつ、どのように操作をしたかが分かる

マイナンバー管理担当者が常に監視していなくても、PCの利用管理ができる

PC の操作ログを詳細に記録。ログ閲覧画面では、Web の利用状況、メールの利用状況、ファイル操作やマウス操作の履歴が確認できます。これであれば、いつでも、マイナンバーが保管されているPCが適正に使用されているか、担当者が確認をすることができます。

『マイナンバーソリューションパッケージ』のポイント(4)
マイナンバーの収集もマイナンバーカード・通知カードをスキャンするだけでOK

社員はもちろん、不動産オーナー等の顧客のマイナンバーも収集しやすい

マイナンバーカード・通知カードをスキャンするだけ

『マイナンバーソリューションパッケージ』は、マイナンバーカードやマイナンバー通知カードをそのままスキャナーで読み取ることができ、読み取ったマイナンバーデータをPC上に保管する仕組みになっています。このマイナンバーデータは暗号化して保存され、この情報は故意に持ち出しても復号化不可。また、マイナンバーの取込みを社員や顧客自身が行うことができるため、マイナンバー収集時の漏えいリスクも大幅に減らすことができると共に、マイナンバーの郵送等に抵抗のある顧客からも、マイナンバーが収集しやすくなると考えられます。もちろん、顧客から提供されたマイナンバーを社内のマイナンバー管理担当者がスキャンをすることもできます。

『マイナンバーソリューションパッケージ』のポイント(5)
各種給与計算・人事管理システムと連携

経理・人事・総務担当者の負担をさらに軽減できる

『マイナンバーソリューションパッケージ』では各人事関連システムのデータ形式で出力することができるため、スムーズにマイナンバーデータの活用が可能。経理・人事・総務担当者がマイナンバー管理担当を兼ねている場合は、その業務負担がさらに軽減されます。

マイナンバーソリューションパッケージ提供キャノン電子株式会社
マイナンバーソリューションパッケージ対応スキャナー

【連動ドキュメントスキャナー紹介ページ】

【『マイナンバーソリューションパッケージ』紹介ページ】

お申込み・お問合せ・操作方法のご質問は下記よりお申し込みください。
マイナンバー担当者より折り返しご連絡いたします。

マイナンバーに関するお問い合わせ